Vergaderen kost al genoeg tijd. Waarom zou je dan ook nog handmatig notulen uitwerken? Dankzij nieuwe AI-technologieën kun je vergaderingen tegenwoordig volledig automatisch laten vastleggen. Snel, gestructureerd en verrassend accuraat.
In dit blog lees je hoe AI-notuleren werkt, wanneer het wel (en niet) geschikt is, en welke tools in Nederland het meest gebruikt worden.
Wat is AI notuleren?
Notuleren met AI betekent dat je Artificial Intelligence (kunstmatige intelligentie) inzet om automatisch een samenvatting of volledig verslag van een vergadering te maken. In plaats van handmatig noteren, registreert een AI-tool het gesprek, herkent sprekers, vat kernpunten samen en structureert de notulen.
Deze technologie is met name interessant voor organisaties die veel overleggen, hybride of digitaal werken, en op zoek zijn naar een efficiëntere manier om informatie vast te leggen.
Steeds meer bedrijven maken de overstap of toevoeging, omdat het hen helpt om sneller te werken en minder afhankelijk te zijn van één persoon die alles moet bijhouden.
Hoe werkt AI-notuleren tijdens vergaderingen?
Een AI-notuleeroplossing wordt meestal gekoppeld aan je vergaderplatform, zoals Microsoft Teams of Zoom. Tijdens het overleg ‘luistert’ de AI mee via audio of transcriptie, en zet de gesproken woorden automatisch om naar tekst.
Vervolgens analyseert de software de inhoud op relevantie en structuur. Belangrijke punten zoals besluiten, actiepunten en verantwoordelijkheden worden automatisch herkend.
Afhankelijk van de tool kun je instellen wat je precies terug wilt zien in het verslag. Sommige AI-oplossingen bieden real-time notities, anderen leveren een bewerkte samenvatting na afloop. De kwaliteit van de output hangt af van factoren zoals spraakkwaliteit, taalherkenning en het gebruikte algoritme.
AI-notuleren in Microsoft Teams: wat zijn de mogelijkheden?
Microsoft Teams is voor veel scholen en organisaties de standaard vergadertool. Er zijn meerdere AI-notuleertools die soepel integreren met Teams. Denk aan tools die direct deelnemen aan het overleg, of plugins die de transcriptie van Teams gebruiken als input voor AI-analyse.
Een groot voordeel van AI-notuleren in Teams is dat het proces volledig binnen je bestaande digitale leeromgeving kan plaatsvinden. Dit zorgt voor consistentie en maakt het makkelijker om AI-notuleren te adopteren binnen je organisatie.
Bij de keuze voor een AI-tool is het belangrijk te letten op de beschikbaarheid van een Nederlandse taalmodule, zodat ook Nederlandstalige vergaderingen goed worden vastgelegd.
Nederlandstalige AI-tools voor notuleren
Voor organisaties in Nederland is het belangrijk dat AI-tools vergaderingen ook in het Nederlands accuraat kunnen verwerken. Hoewel veel AI-notuleertools oorspronkelijk Engelstalig zijn ontwikkeld, komt er steeds meer aanbod met ondersteuning voor de Nederlandse taal.
Denk aan oplossingen zoals Amberscript, Notul.ai of zelfs de transcriptie-integraties van Microsoft zelf, die in toenemende mate geschikt zijn voor Nederlandse gebruikers. Deze tools herkennen sprekers, structureren de input in logische blokken en leveren direct bruikbare verslagen.
Voor HR- en leerprofessionals betekent dit dat ook interne trainingen, functioneringsgesprekken of kennissessies in het Nederlands kunnen worden vastgelegd, wat waardevol is binnen elk modern leerplatform.
5 veelgebruikte AI-notuletools in Nederland
- Amberscript: Nederlandse tool met sterke spraakherkenning en transcriptie in het Nederlands
- Notul.ai: Gespecialiseerd in AI-notulen met focus op Nederlandse organisaties
- Otter.ai: Internationaal bekend, maar beperkt bruikbaar voor Nederlands
- Microsoft Teams Transcribe: Ingebouwde functie voor transcriptie, uitbreidbaar met AI-tools
- Fireflies.ai: Engelstalige tool met beperkte NL-ondersteuning, maar sterke integraties
Voor- en nadelen van notuleren met AI
Voordelen AI-notuleren:
- Bespaart tijd en capaciteit voor teamleden
- Continuïteit in verslaglegging, ook bij afwezigheid
- Integratie met bestaande tools zoals Microsoft Teams
- Consistente structuur en lay-out van notulen
- Snelle beschikbaarheid van samenvattingen
Nadelen AI-notuleren:
- Minder geschikt voor vergaderingen met veel vakjargon of dialect
- Vereist goede audio-instellingen voor optimale output
- Afhankelijkheid van technologie en privacy-instellingen
- Mogelijke weerstand bij medewerkers (vertrouwen, gewenning)
Privacy, AVG en betrouwbaarheid van AI bij notuleren
Een veelgestelde vraag: is AI-notuleren wel veilig? De betrouwbaarheid van deze tools hangt sterk af van hoe ze omgaan met data. Het is belangrijk om te kiezen voor een oplossing die voldoet aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Let op of de data binnen de EU wordt verwerkt, of je zelf eigenaar blijft van de opnames, en of er versleuteling wordt toegepast.
Zeker wanneer gevoelige informatie of persoonsgegevens in vergaderingen besproken worden, is dit een belangrijk punt om te checken.
Wanneer kun je beter geen AI-notuletool gebruiken?
Hoewel AI-notuleren veel voordelen biedt, zijn er ook situaties waarin handmatige notulering geschikter is. Bijvoorbeeld bij vertrouwelijke gesprekken, zoals beoordelingsgesprekken, reorganisatieoverleggen of juridische besprekingen. In zulke gevallen is het risico op ongewenste dataverwerking of misinterpretatie groter.
Daarnaast kan AI moeite hebben met contextgebonden communicatie of vergaderingen waarin veel dialect, jargon of onduidelijk gesproken wordt. Ook in creatieve sessies, waar juist interpretatie en nuance belangrijk zijn, blijft de menselijke notulist voorlopig onmisbaar.
Hoe zit het met de veiligheid van je gegevens?
De veiligheid van vergaderdata is een veelgehoorde zorg bij AI-notuleren. Het gebruik van cloudgebaseerde tools betekent dat gevoelige informatie mogelijk buiten de organisatie wordt verwerkt. Daarom is het cruciaal dat de gekozen tool voldoet aan de AVG en werkt met Europese datacentra.
Controleer altijd of je:
- zelf eigenaar blijft van de data
- toestemming kunt instellen voor opname
- weet wie toegang heeft tot de opgeslagen notulen
- gebruik kunt maken van versleuteling en toegangsbeheer
Een AI-tool voor notuleren kiezen: waar let je op?
Belangrijke selectiecriteria zijn:
- Taalondersteuning: Werkt de tool goed in het Nederlands?
- Integratie: Is koppeling mogelijk met Microsoft Teams of je bestaande digitale leeromgeving?
- Privacy en beveiliging: Voldoet de tool aan AVG-richtlijnen?
- Functionaliteit: Biedt de tool samenvattingen, actiepunten en transcripties?
- Gebruikersgemak: Is de interface eenvoudig te gebruiken voor iedereen?
- Kostenmodel: Betaal je per gebruiker, per vergadering of op abonnementsbasis?
Door deze criteria af te wegen kun je gericht een AI-oplossing kiezen die past bij de manier waarop jouw organisatie samenwerkt, leert en informatie deelt.
Volgende stap: leren notuleren met AI in jouw organisatie
Wil je de overstap maken, maar weet je nog niet waar te beginnen? Dan is een gerichte cursus notuleren met AI een goede eerste stap. Zo’n training helpt teams om AI effectief in te zetten, zorgt voor bewustwording rondom dataveiligheid, en vergroot de acceptatie onder medewerkers.
Binnen het opleidingsaanbod van MyCademy vind je trainingen die inspelen op deze digitale ontwikkeling. Denk aan modules over IT en Development, maar ook aan vaardigheden zoals efficiënt samenwerken en digitaal communiceren. Door medewerkers op te leiden in het gebruik van AI-tools, versterk je niet alleen de notuleerkwaliteit, maar ook de digitale wendbaarheid van je organisatie.
Kijk hoe je dit kunt combineren met bredere leerdoelen op het gebied van leiderschap, compliance of security awareness, en versterk zo het leerplatform binnen je organisatie.
Wil je AI-notuleren slim inzetten binnen jouw leerorganisatie?
Notuleren met AI is een mooie kans om slimmer en sneller te werken, tijd vrij te maken voor wat echt telt, en het leren in jouw organisatie te versterken. Door AI te koppelen aan je bestaande leerplatform, vergroot je niet alleen de efficiëntie van overleg, maar ook de adoptie van digitale vaardigheden en de ontwikkeling van medewerkers.
Bij MyCademy ondersteunen we organisaties die serieus werk willen maken van intern leren en strategisch opleiden. Ook bieden we een AI-auteurstool van hoge kwaliteit.
Benieuwd hoe je dit onderdeel maakt van een breder leerplan? Start met een kijkje op onze:
