Veranderen van LMS? Zo maak je er een succes van!

veranderen van LMS

Er zijn twee dingen belangrijk aan een leermanagementsysteem: de software moet simpel zijn en het team erachter moet goede ondersteuning bieden.

Helaas is dat niet altijd het geval.

Maar hoe frustrerend en onhandig je leermanagementsysteem ook is, het idee om over te stappen is ook niet direct aantrekkelijk. Straks zit je weer met een systeem dat niet bevalt.

Als je deze stappen volgt, is de kans groot dat je volgende leermanagementsysteem wel een succes is.

1. Inventariseer je pijnpunten

Start het proces door een lijst te maken van alles in je huidige leermanagementsysteem (LMS) dat je het leven echt moeilijk maakt: je pijnpunten.

Misschien is het de onhandige gebruikersinterface of het teveel aan stappen dat je moet nemen om ergens te komen? Word je gek van het handmatige werk dat je moet doen om gebruikers toe te voegen of gebruikers te koppelen aan cursussen? Of is het de tijd die je moet wachten tot je een reactie krijgt van het supportteam?

Schrijf het allemaal op.

2. Inventariseer de pluspunten

Er was ooit een reden waarom je voor je huidige leermanagementsysteem hebt gekozen. Schrijf ook dat op. Waarom koos je voor dit leermanagementsysteem? Die motivatie zal hoogstwaarschijnlijk nog steeds gelden. Schrijf ook andere zaken die je bevallen aan dit LMS op.

3. Onderzoek waarom medewerkers ontevreden waren

Grote kans dat als je op zoek bent naar een nieuw LMS je dit doet omdat je medewerkers ontevreden zijn over het huidige systeem.

Belangrijk is om deze ontevredenheid te valideren. Zijn het valide punten die je medewerkers aandragen? Lopen ze tegen beperkingen in het platform aan die misschien helemaal niet nodig zijn? Missen ze functionaliteiten die misschien wel beschikbaar zijn?

Er kunnen natuurlijk ook andere dingen spelen. Misschien zijn ze best tevreden over het LMS, maar krijgen ze vanuit de werkgever te weinig tijd om te leren.

Houd hier dus rekening mee en onderzoek dit uitgebreid. Neem in deze analyse mee wat de medewerkers écht belangrijk vinden aan het LMS. Uiteindelijk zullen zij het actief gaan gebruiken.

4. Wat gebeurt er met je data?

Misschien niet het eerste waar je aan denkt bij een overstap van LMS, maar wel iets wat je zeker niet moet vergeten. In de loop der jaren heb je als organisatie veel data opgebouwd zoals bijvoorbeeld voortgang, kennisprofielen en behaalde certificaten.

Inventariseer welke data je belangrijk vindt en wat je eventueel wilt overzetten naar het nieuwe LMS. Cruciaal is dan natuurlijk om te weten over je nieuwe leverancier het importeren van de huidige data ondersteunt. Als je op zoek gaat naar een nieuw LMS: stel hier kritische vragen over.

data lms

4. Vraag een demo aan

Heb je een aantal systemen gevonden die potentieel aan je behoefte voldoen? Vraag dan een demo aan. Je kunt nog zoveel lezen over een leermanagementsysteem, je moet het toch eerst in de praktijk zien werken om echt een gevoel erover te kunnen krijgen.

Loop je lijstje met plus- en minpunten van je huidige systeem na en laat je maar overtuigen. Met een beetje geluk biedt het systeem je ook nog een aantal interessante voordelen waar je niet direct aan dacht.

5. Vergeet geen functionaliteiten

Van een goed leermanagementsysteem mag je wat verwachten. Om het je makkelijk te maken, lopen we de functies even na die volgens ons in een modern leerplatform niet mogen ontbreken:

24/7 bereikbaar

In dit digitale tijdperk is een beetje serieus LMS natuurlijk 24/7 bereikbaar vanaf elk device zodat je medewerkers – en jijzelf – kunnen leren waar en wanneer ze maar willen.

Een op maat gemaakte omgeving

Dat je eigen huisstijl op het LMS toegepast kan worden, is wel het minste dat je kunt verwachten. Maar natuurlijk moet je ook je eigen organisatiestructuur erin kwijt kunnen. Zo zien managers alleen de gegevens van hun eigen teamleden en lopen de goedkeuringsprocessen volgens de juiste lijnen. Bovendien wil je ook je eigen content kunnen uploaden, zodat je medewerkers ook jullie organisatiespecifieke trainingen kunnen volgen binnen dezelfde omgeving.

Alle kennis op een plek

Online trainingen, klassikale opleidingen, video’s en interne kennissessies wil je allemaal in één omgeving terugvinden, overzichtelijk bij elkaar, volgens een logische structuur en met een krachtige zoekfunctionaliteit.

Altijd up-to-date

Jouw organisatie ontwikkelt zich, maar ook van je leermanagementsysteem verwacht je dat het zich ontwikkelt. Zo wil je dat verouderde trainingen uit het systeem verwijderd worden en regelmatig nieuwe trainingen en nieuwe kennisgebieden worden toegevoegd.

Hulp bij continue kennisontwikkeling

Je houdt je bezig met een LMS. Dat zegt dat jullie als bedrijf er de waarde van inzien. Maar het is niet eenvoudig is om de juiste mindset te creëren en ook vast te houden. Een beetje hulp is daarom welkom. Je mag verwachten van je leverancier dat hij je helpt bij de kick-off en regelmatig met je evalueert over de stand van zaken. Ook met inhoudelijk advies over leertrajecten en door het delen van best practices maakt hij jou het leven een beetje makkelijker.

Slimme tools

Om te monitoren hoe het met die continue kennisontwikkeling staat, heb je slimme managementtools nodig. Zo moet je eenvoudig je cursisten en managers kunnen toevoegen of verwijderen en wil je de beschikking over een simpel dashboard waarin je alle voortgangsinformatie en cursisteninformatie kunt zien. Periodiek ontvang je die informatie ook nog eens in je mailbox.

Support

En last but not least: de support moet top zijn. Of je nu wilt bellen, mailen of chatten, je moet iemand van het supportteam kunnen bereiken. Iemand die je zo snel mogelijk uit de brand kan helpen zodat je mensen weer verder kunnen met hun kennisontwikkeling.

Nieuwsgierig geworden?

Benieuwd of MyCademy iets voor jouw organisatie kan betekenen? Plan dan eens een vrijblijvende demo in. We denken graag met je mee!