We moeten het hebben over het competentieprofiel. Als je namelijk al een tijdje actief bent binnen een bedrijf of organisatie dan ben je er vast al wel bekend mee; verandering. Of het nu uitbreidingen van het team zijn, een collega die weggaat of een reorganisatie; het is altijd handig om te weten hoe je hier mee om moet gaan.
Vaak betekenen deze dingen dat je iemand moet aannemen, of werknemers die al actief zijn binnen het bedrijf een nieuwe functie of nieuwe taken te geven. Maar wat is nou de beste keuze? Hoe zorg je ervoor dat het team zonder hobbels blijft functioneren? Om dit allemaal wat beter te begrijpen moeten we eerst kijken naar een aantal verschillende factoren en wat de beste keuzes zijn voor jou en je team.
Competentieprofiel of functieomschrijving?
Deze twee termen worden al vaak door elkaar gehaald, wat meer dan begrijpelijk is. Ze lijken op elkaar, maar er zijn toch een paar belangrijke verschillen. Je kunt je sollicitatieproces eenvoudig optimaliseren door deze twee termen goed uit elkaar te houden en ze juist in je voordeel te laten werken.
Het competentieprofiel
Een competentieprofiel is ook een goed onderwerp om op te brengen bij evaluatiegesprekken. Zo kun je met een skills matrix goed bijhouden hoe werknemers presteren en ontwikkelen, of waar de verbeterpunten liggen.
Een functieomschrijving
Een functieomschrijving is vooral gericht op de taken die een werknemer moet vervullen en de verantwoordelijkheden die deze persoon op zich neemt.
Een competentieprofiel focust op wat een persoon moet kunnen of over wat voor kennis deze moet beschikken om de taken goed te kunnen vervullen.
De functieomschrijving beschrijft de werkzaamheden waar het competentieprofiel beschrijft over wat voor vaardigheden de persoon moet beschikken om goed te kunnen presteren binnen de functie.
Hoe stel ik een competentieprofiel op?
Het is belangrijk om de tijd te nemen om een goed competentieprofiel op te zetten. Hierdoor krijg je kwalitatief hoogwaardige reacties op je advertentie en bespaar je tijd (en dus ook geld) binnen het hele sollicitatieproces.
Een paar punten waar je op moet letten zijn:
- Betrek meerdere mensen bij het bepalen van de nodige competenties en gedragsindicatoren, het liefst mensen die veel te maken hebben met deze functie (die bijvoorbeeld veel contactpunten op een dag hebben).
- Bekijk de sterkste punten van de huidige werknemer en vraag deze welke vaardigheden zijn functie vereenvoudigen.
- Maak het niet te uitgebreid; probeer het tussen de 6 en 8 competenties te houden. Zet deze in volgorde, waar de belangrijkste competenties bovenaan staan.
- Zorg dat de competenties toekomstproof zijn. De economie ontwikkelt en daarmee ook de werkomgeving en de benodigde vaardigheden van de werknemers.
Ook is het belangrijk om het competentieprofiel duidelijk te verwoorden om te zorgen dat potentiële werknemers van tevoren weten wat er van hen verwacht wordt.
Op deze manier bespaar je wederom je eigen tijd en die van sollicitanten en trek je het juiste talent aan. Wel is het belangrijk om te beseffen dat talenten en competenties niet geheel hetzelfde zijn. Talenten zijn aangeboren, competenties kun je leren en ontwikkelen.
Wat zijn belangrijke competenties?
Uiteraard is een goed competentieprofiel op maat gemaakt voor de wensen en behoeften van jouw bedrijf of organisatie. Toch zijn er een aantal competenties die in het algemeen altijd wel belangrijk zijn.
Om een goed idee te vormen van waar je je competentieprofiel op zou kunnen focussen hebben wij hier een aantal voor je op een rijtje gezet.
- Analyserend vermogen
- Samenwerkend vermogen
- Emotionele/Sociale intelligentie
- Computational Thinking
- Creativiteit
- Interdisciplinair
- Informatieverwerking
- Doorzettingsvermogen
- Inschatten van risico’s
- Flexibiliteit
- Motiverend vermogen
- Zelfverzekerdheid
- Leidinggevend vermogen
- Enthousiasme
- Autonoom
Niet iedere functie vereist zoals gezegd dezelfde competenties. Deze lijst geeft slechts een paar voorbeelden om je op weg te helpen bij het creëren van een competentieprofiel voor je beschikbare functie.
Het spreekt voor zich dat een accountant minder creativiteit nodig heeft ten opzichte van een grafisch ontwerper en dat de grafisch ontwerper minder vaardig hoeft te zijn met computational thinking dan de accountant.
Ook is het voor een HR Manager veel belangrijker om over sociale intelligentie en empathie te beschikken dan over rekenkundig vermogen. Voor een IT manager is leidinggevend vermogen weer een competentie die hoog in het vaandel moet staan.
Zijn alle competenties hetzelfde?
Ook is het belangrijk te beseffen dat er 2 soorten competenties zijn:
- Generieke competenties
- Functiespecifieke competenties.
Generieke competenties geven de normen en waarden van het bedrijf weer: wat je als organisatie wilt uitstralen bijvoorbeeld. Deze zijn dan ook toepasselijk voor iedereen die werkzaam is binnen de organisatie, ongeacht de functie die deze persoon bekleedt.
Functiespecifieke competenties zijn competenties die gericht zijn op de vereisten voor een bepaalde functie. Deze verschillen dus al gauw per positie binnen het bedrijf; want de ene functie is de andere niet.
Zo heeft iedere functie haar eigen specifieke behoeftes en vereisten. Zodra je een duidelijk beeld hebt van wat een persoon op deze positie daadwerkelijk moet kunnen, kun je relatief eenvoudig een accuraat competentieprofiel opzetten en beginnen met het aantrekken van het juiste personeel en talent.
Waarvoor heb ik een competentieprofiel nodig?
Een competentieprofiel komt van pas op meerdere momenten. In het algemeen geeft het een goed beeld van waar de sterke en zwakke punten liggen van een persoon.
Meestal wordt een competentieprofiel gebruikt bij het sollicitatieproces als aanvulling op de functieomschrijving, maar als je een klein beetje creatief bent kun je deze gebruiken op veel meer momenten en zo je organisatie en people-managing skills naar een nieuw niveau tillen.
Een van de beste voorbeelden is om een competentieprofiel te combineren met een skills matrix. Als je weet wat voor vaardigheden en kennis er nodig is voor een functie, en je kent de sterke en zwakke punten van jouw werknemers, kun je een weloverwogen keuze maken met betrekking tot promoties of eventuele taken die verdeeld moeten worden.
Zo weet je dat je de juiste taak bij de juiste persoon neerlegt en dat deze efficiënt en op de juiste manier wordt behandeld.
Een competentieprofiel voor de ontwikkeling
Een skills matrix, in combinatie met een competentieprofiel, kun je ook goed gebruiken bij evaluatiegesprekken. Als een medewerker weet wat er van hem verwacht wordt, en zowel jij als de medewerker is op de hoogte van zijn/haar sterke en zwakkere kanten, dan weet deze persoon waar aan gewerkt moet worden om beter te kunnen presteren op zijn/haar positie.
Ook bij een eventuele reorganisatie kun je sneller een juiste keuze maken om werknemers op een eventuele nieuwe positie te plaatsen of een promotie te geven.
De meest voorkomende manier om een competentieprofiel te gebruiken is natuurlijk als aanvulling op een functieomschrijving. Zo creëer je een nog duidelijker beeld van wat de potentiële werknemer moet kunnen om de werkzaamheden vlekkeloos te kunnen vervullen.
Generiek competentieprofiel
Het werkt ook in beide partijen hun voordeel als er naast een functiespecifiek competentieprofiel ook een generiek competentieprofiel opgesteld wordt.
Hierdoor kun je er sneller vanuit gaan dat je een persoon aanneemt die goed binnen het team en de organisatie past. Want behalve een passende skill set is een passende mindset ook belangrijk voor een fijne werksfeer.
Persoonlijkheidstest
Mocht je nog verder willen gaan met het vooraf filteren van talent dan kun je nog een persoonlijkheidstest toevoegen binnen het sollicitatieproces. Hierdoor kun je gelijk kijken of deze persoon niet alleen geschikt is voor de functie, maar ook of hij/zij goed binnen het team en de organisatie past.
Het is namelijk minimaal net zo belangrijk dat alle neuzen dezelfde kant op staan binnen een goed functionerende organisatie.
Het is dus belangrijk om duidelijkheid te scheppen als het aankomt op het aantrekken van nieuw talent. Niets is vervelender dan talloze gesprekken te moeten voeren met sollicitanten die een heel ander beeld bij de functie hadden.
Het is belangrijk om duidelijke taal te gebruiken. Op deze manier kun je vooraf het kaf van de koren al scheiden en zo bespaar je weer niet alleen je eigen tijd, maar ook die van de sollicitanten.
Nog belangrijker; je trekt de juiste personen aan voor de juiste functie, waardoor je team beter zal functioneren en jouw bedrijf door kan gaan met groeien en optimaliseren!
Ontwikkelen
Wil jij jezelf of je team verder ontwikkelen en zorgen dat je verder kan groeien binnen je branche of industrie? Dan kunnen wij bij MyCademy.com je op weg helpen! Met een breed aanbod aan leertrajecten is er altijd een manier om jou en/of jouw team naar een nieuw niveau te tillen! Begin vandaag nog, neem contact met ons op en bekijk alle mogelijkheden als het aankomt op jouw ontwikkeling!
